Для чего нужно знание основ современного делопроизводства?

Работа с документами- основная часть управления.

Для качественной работы с документированной информацией требуются профессионально подготовленные специалисты.

Знание основ делопроизводства и работы архивов нужно всегда и всем, кто готовит и работает с документами.

 Согласно подпункту 17) пункта 1 статьи 20 Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» от 24 апреля 1995 года  все юридические лица должны обеспечивать в течение пяти лет сохранность документов, подтверждающих факт уплаты налога и других обязательных платежей в бюджет.

Закон Республики Казахстан от 22.12.1998 года «О Национальном Архивном фонде и архивах» обязывает учреждения независимо от форм собственности сохранить и сдать на государственное хранение документы, имеющие научное, историческое и практическое значение (Национальный архивный фонд Республики Казахстан НАФ РК).

Также Трудовой кодекс РК от 25.11.2015 года в подпункте 17) пункта 2 статьи 23 обязывает работодателей обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение.

В настоящее время вопросы делопроизводства в Казахстане в той или иной форме регулируют более ста законодательных актов. Существуют специальные правила ведения документооборота:

1.Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях. Утверждены Приказом Министра культуры и спорта РК от 22.12.2014 года  № 144.

2.Правила приема, хранения, учёта и использования документов НАФ РК и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Утверждены Приказом Министра культуры и спорта РК от 22.12.2014 года  № 146.

3.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. Утверждены Приказом Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 года  № 22.

4.Правила комплектования, хранения, учета и использования документов НАФ, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами. Утверждены Приказом Министра культуры и спорта РК от 22.12.2014 года  №145.

Персональная ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на Председателя Профсоюза.

 Все документы  должны пройти научно-техническую обработку.

Документы, составляющие часть Национального архивного фонда РК подлежат постоянному вечному хранению и являются историческими документами.

Результаты работы по научно-технической обработке документации оформляются и согласовываются комиссией государственного архива.

 Документы долговременного и постоянного хранения проходят экспертизу, отбираются на постоянное и долговременное хранение, раскладываются по годам и по темам, подшиваются, нумеруются листы, оформляется обложка дела, и ставятся штампы.

Затем на эти дела составляются описи, сами дела шифруются.

 На документы с истекшими сроками хранения проводится экспертиза ценности и составляется акт отбора (акт на списание).

 Акт на списание составляется на основании Перечня документов с указанием сроков хранения и согласовывается с Комиссией государственного архива (ЭПК — экспертно-проверочная комиссия).

 К описи документов составляется предисловие с описанием истории учреждения, а при необходимости и историческая справка к фонду документов.

 Архивы республиканских учреждений должны находится на ведомственном хранении в самом учреждении 15 лет, областного значения 10 лет, районного-5 лет. По истечении этого срока они должны передаваться на государственное хранение в государственные архивы по описям, подготовленными при научно-технической обработке

 В случае ликвидации учреждения, обработанные документы  должны хранится в архиве вышестоящей организации или в случае его отсутствия,  передаются на государственное хранение в государственный архив.

 Исполнение справок по социально-правовым запросам граждан проводятся только по документам прошедшим научно-техническую обработку.

В справке должна быть обязательна ссылка на   № дела  и № листа.

 С чего начинается порядок в документировании?

С номенклатуры дел.

Номенклатура дел в профсоюзных организациях

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного формирования документов в дела, обеспечения быстрого поиска документов, а также учета дел.  

Номенклатура дел разрабатывается на основании изучения и анализа деятельности профсоюзного органа с использованием:

-Законов Республики Казахстан;

-Устава и других учредительных документов;

-Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказом Министра культуры и спорта РК от 22.12.2014 года  № 144; 

-Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 года  № 22.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Дела по номенклатуре отражают функции профсоюзного органа и его место в истории государства. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного хранения, дел по личному составу, личных дел и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел согласно приложению 22 к Типовым правилам документирования составляется (не позднее 10 декабря текущего года) службой документационного обеспечения управления (ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений, представленными соответствующими подразделениями.

 Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.

Организации, не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда РК могут не представлять номенклатуры дел на согласование ЭПК государственного архивного учреждения.

Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.

ТОП «Алматинский союз профсоюзов»